Como fazer a admissão do empregado passo-a-passo

Ciente das modalidades de contratação existentes, passamos ao procedimento de inscrever o empregado na Previdência Social (se preciso); preencher a carteira de trabalho e fazer o registro e arquivo do empregado.

É expressamente proibido ao empregador manter empregados sem registro, ainda que por um único dia, conforme art. 41 da CLT.

Peça o exame médico admissional para saber o estado de saúde do empregado na admissão para se defender do(a) empregado(a) de possíveis causas na justiça posteriormente, pois amanhã poderá queixar-se de doença do trabalho, portanto não subestime este documento. Quem paga esse exame é o empregador.

O pagamento ajustado não poderá ser inferior ao Salário Mínimo vigente no país, salvo contrato por jornada parcial. 

O empregador que mantiver empregado não registrado ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência, baixando para R$ 800,00 (oitocentos reais) no caso de ME ou EPP.

INSCRIÇÃO DO TRABALHADOR NA PREVIDÊNCIA SOCIAL

Antes de assinar a carteira do empregado é preciso saber sua inscrição na Previdência Social, caso seja o primeiro emprego, será preciso providenciá-la. Trata-se do número do PIS, NIT ou PASEP.

Se o empregado ainda não está inscrito na Previdência Social, você pode fazer isso por telefone ou internet.

Ligue para o PrevFone: 135 e informe os seguintes dados do trabalhador:

- Nome;

- Data de nascimento;

- Nome da Mãe;

- Grau de Instrução;

- Município onde nasceu;

- Naturalidade (Estado onde nasceu);

- Nacionalidade;

- Cédula de Identidade, órgão emissor e Estado;

- Título de Eleitor;

- CPF;

- Endereço completo com o CEP;

- Ocupação/Cargo/Função.

Caso deseje fazer a inscrição na Previdência Social pela internet clique aqui.

O empregador que se responsabilizou pelo cadastramento do empregado na Previdência Social deverá obrigatoriamente anotar o número correspondente na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do trabalhador.

Como preencher os campos da Carteira de Trabalho - CTPS?

Tratadas na CLT nas seções III, IV, V e VI. 
 

Seção III - DA ENTREGA DAS CARTEIRAS DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL - Arts. 25 e 26.
O patrão deve entregar um documento atestando que recebeu a carteira de trabalho do empregado para fazer as devidas anotações (um recibo), caso não faça as anotações e devolva na hora. 

Seção IV - DAS ANOTAÇÕES - Arts. 29 a 34.

Lembre-se de que o prazo de 48h para devolver a carteira de trabalho do empregado assinada é improrrogável, conforme art. 29 da CLT.

Conforme art. 5º do Decreto 71.885/73, são obrigatórias as seguintes anotações:

- I - data de admissão.

- II - salário mensal ajustado.

- III - início e término das férias.

- IV - data da dispensa.

Na admissão:

Orientação de preenchimento dos campos na seção "Contrato de Trabalho" no momento da admissão do empregado:

- Nome do empregador;

- CPF/MF do empregador;

- Endereço do empregador;

- Espécie de estabelecimento: residência(sítio, chácara etc.);

- Cargo: informar a descrição do CBO;

- CBO (Classificação Brasileira de Ocupações): 

- Data da admissão: a data do 1º dia de trabalho do empregado(a);

- Registro nº: deixe em branco (só empresa tem livro de registro de empregados);

- Fls./Ficha: deixe em branco (só empresa faz ficha de empregado);

- "Remuneração especificada": O valor também deverá ser escrito por extenso e não poderá ser inferior ao salário-mínimo fixado por lei - independentemente da carga horária de trabalho, deve dizer o tipo de remuneração e a forma de pagamento. 

- Assinatura do empregador.

Seção V - DAS RECLAMAÇÕES POR FALTA OU RECUSA DE ANOTAÇÃO - Arts. 36 a 39

Se o patrão não assinar a carteira você pode apresentar reclamação na Delegacia Regional do Trabalho (DRT) mais próxima para conversar pessoalmente com o delegado ou pedir ao seu sindicato de classe para representar você na reclamação.

Seção VI - DO VALOR DAS ANOTAÇÕES - Art. 40

A carteira de trabalho serve como documento de identidade e suas anotações servem de prova tanto na Justiça do Trabalho como na Previdência Social.

Ficha de registro

Ficha contendo todas as informações do empregado para registro em sistema de processamento de dados ou arquivamento físico em pasta suspensa como nome completo; foto 3x4; data de nascimento; nacionalidade; naturalidade; endereço; RG; CPF; Título de Eleitor; nº CTPS; Nº PIS; dados bancários; nome do pai e da mãe; grau de instrução; filhos etc. Temos um exemplo de ficha cadastral pronta para download no final desta página como anexo.

A Portaria MTE nº 41/2007, art. 2º, confere as informações obrigatórias:

I - nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
II - número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;
III - número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;
IV - data de admissão;
V - cargo e função;
VI - remuneração;
VII - jornada de trabalho;
VIII - férias; e
IX - acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração seqüencial por estabelecimento. 

Dossiê do empregado

Normalmente uma pasta suspensa que colaciona todos os documentos do empregado como a ficha de registro; fotocópia de identidade, CPF, comprovante de residência, certidão de nascimento dos filhos dependentes, título de eleitor, carteira de motorista, carteira do PIS, curriculum vitae, contrato de trabalho etc. Essa pasta também poderá conter futuramente o aviso de férias; atestados médicos; advertências escritas; documento de afastamento por acidente de trabalho e/ou doença profissional; treinamentos; participação na CIPA; exames médicos periódicos etc.

Livro de Empregados

Seção VII da CLT entre os arts. 41 e 48.

Serve como cadastro dos empregados, cada folha é uma ficha de registro. 

É obrigatório ter esse livro caso a empresa empregue mais de 10 (dez) pessoas. A empresa que mantiver empregados sem registro no livro paga multa de R$ 3.000,00 por cada um, conforme art. 47 da CLT.

O livro de empregados ou dossiês devem permanecer do estabelecimento à disposição da fiscalização. 

Quem omite, na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado, a remuneração, a vigência do contrato de trabalho, incorre nas penas do art. 297 do Código Penal (§§ 3.º e 4.º, falsidade documental contra a previdência): reclusão, de dois a seis anos, e multa.

E mais: quem, embora anotando na CTPS do empregado a vigência do contrato de trabalho, anota a remuneração em valor inferior ao efetivamente pago - reduzindo assim as contribuições do empregado e do empregador devidas à Previdência Social -, incorre nas penas do art. 337-A, inciso III, também do Código Penal (sonegação de contribuição previdenciária): reclusão, de dois a cinco anos, e multa.